In un contesto economico e geopolitico sempre più incerto e mutevole, le organizzazioni devono prepararsi a rispondere in modo rapido e strutturato a situazioni di emergenza, che possono derivare da minacce interne o esterne. Questi eventi includono attacchi informatici, disastri naturali, crisi sanitarie, instabilità politica o interruzioni della supply chain. Un piano di continuità operativa (Business Continuity Plan) efficace e una strategia di gestione delle crisi ben definita consentono alle organizzazioni di limitare i danni e riprendere le operazioni con il minimo impatto sulla loro operatività.

La gestione delle crisi è un processo che si sviluppa in più fasi. Ciascuna fase richiede una pianificazione accurata, strumenti specifici e una leadership chiara (chi è responsabile dell’attività). Queste fasi si possono ricondurre alle seguenti:

PREPARAZIONE E DEFINIZIONE DEGLI SCENARI

Il punto di partenza è la definizione di un Business Continuity Plan, un documento strategico che preveda tutti i potenziali scenari di crisi e che descriva come un’azienda possa continuare ad operare in caso di crisi. Questo include la valutazione dei rischi, la formazione del personale e la predisposizione delle risorse necessarie.

Se è ben strutturato, solitamente include:

– analisi dell’impatto aziendale, ovvero l’identificazione delle funzioni aziendali essenziali per la sopravvivenza dell’azienda e le risorse critiche necessarie per mantenerle operative;

– identificazione dei rischi specifici per il settore, come disastri naturali, attacchi informatici, interruzioni delle infrastrutture critiche e rischi geopolitici;

– piani di emergenza che descrivono procedure operative per ciascun tipo di emergenza identificato;

– redundancy e disaster recovery che prevedono backup offsite, server di failover e piani di ripristino dei dati ma anche le procedure per garantire che i sistemi possano essere ripristinati velocemente in caso di interruzione;

– pianificazione delle risorse umane, identificando le persone chiave e i team di crisi, insieme alle loro responsabilità e le modalità di contatto alternative e stabilendo piani di evacuazione o procedure di sicurezza per i dipendenti.

RILEVAZIONE DI UNA CRISI

Un sistema costantemente attivo di monitoraggio e di rilevazione delle minacce è fondamentale per identificare rapidamente segnali di una crisi imminente.

Possono essere, ad esempio, strumenti software che aggregano informazioni da fonti esterne, anche OSINT (notizie, agenzie governative, intelligence sul rischio) per fornire un quadro aggiornato delle minacce globali. Questi sistemi avvisano le aziende in tempo reale di potenziali crisi, come disordini politici o disastri naturali, consentendo una risposta tempestiva.

Dal punto di vista informativo esistono soluzioni di sicurezza informatica avanzata che prevedono l’implementazione di un Security Information and Event Management e di strumenti di Threat Intelligence che permettono alle aziende di rilevare minacce cyber in tempo reale e di reagire prontamente a violazioni della sicurezza.

COMUNICAZIONE

Una comunicazione interna/esterna tempestiva e trasparente minimizza il caos e l’incertezza: vi è mai capitato di essere bloccati su un treno fermo, senza informazioni sulle circostanze e di passare progressivamente da uno stato di disorientamento/frustrazione ad uno stato di panico (perché non ci fanno scendere?!)? A supporto si possono usare sistemi di comunicazione d’emergenza che permettono di inviare notifiche istantanee e multicanale (e-mail, SMS, notifiche app mobile) a dipendenti, clienti e partner in caso di crisi. Questi strumenti possono anche fornire aggiornamenti sullo stato dell’emergenza e ricevere feedback in tempo reale.

Anche l’attivazione di un Virtual Command Center è efficace per informare e raccogliere informazioni: si tratta di strumenti per la collaborazione in remoto – banalmente anche una video call su MS Teams – che consentono ai team di crisi di coordinarsi in tempo reale, anche se geograficamente distanti.

RISPOSTA

La fase attiva della gestione della crisi prevede la messa in atto del piano di emergenza. La priorità è garantire la sicurezza dei dipendenti, la protezione degli asset critici ed il contenimento dei danni.

RECUPERO

Questa fase si concentra sul ripristino delle operazioni. Un Business Continuity Plan ben progettato garantisce che le funzioni essenziali dell’azienda riprendano in modo controllato e ordinato.

DEBRIEFING POST-CRISI

Alla fine dell’emergenza, è fondamentale condurre una valutazione completa delle azioni intraprese, identificare eventuali lacune e aggiornare i piani futuri. Questa fase è necessaria in ottica di miglioramento continuo.

Le organizzazioni devono anche adottare una serie di pratiche proattive per minimizzare l’impatto delle crisi sulle operazioni e limitare i danni finanziari, reputazionali e legali. Ricordiamo a titolo esemplificativo:

– formazione continua e simulazioni: attraverso esercitazioni periodiche per preparare i dipendenti a situazioni di crisi per migliorare i tempi di risposta ed individuare eventuali lacune nei piani;

– redundancy operativa anche nelle linee produttive e nella supply chain, definendo fornitori alternativi e magazzini in diverse località geografiche in modo da ridurre il rischio di interruzioni prolungate.

– assicurazioni contro i rischi, investendo in polizze assicurative che coprono specifici rischi aziendali, come le interruzioni delle attività o gli attacchi informatici, per contenere le perdite economiche.

In conclusione, la gestione delle crisi e la pianificazione della continuità operativa sono strumenti essenziali per garantire la resilienza aziendale in un mondo sempre più incerto. Attraverso una pianificazione proattiva, l’adozione di strumenti tecnologici avanzati e la formazione continua del personale, le aziende possono ridurre drasticamente l’impatto delle crisi, proteggendo così le loro risorse più preziose e garantendo la continuità delle operazioni anche in condizioni avverse. Se hai bisogno del supporto di Kriptia per la redazione del Business Continuity Plan, o per definire le fasi operative sopra elencate per il tuo business specifico, contattaci scrivendo a info@kriptia.com