Sebbene spesso sia trascurato questo punto, il Travel Risk Management (TRM) non solo protegge i dipendenti, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più sicuro, responsabile ed inclusivo e dovrebbe tenere conto delle esigenze specifiche delle donne e della comunità LGBTQ+, assicurando che le politiche aziendali garantiscano la sicurezza di tutti i viaggiatori.

Prima di fare una riflessione su questa particolari categorie più esposte ai rischi in certe culture e Paesi, ne approfittiamo per una breve guida al TRM, in modo che sia più chiaro il contesto in cui si dovrebbe operare.

La norma ISO 31030:2021 è la norma internazionale di riferimento per il Travel Risk Management (TRM) che fornisce linee guida alle organizzazioni per la gestione dei rischi associati ai viaggi di lavoro. Si applica a qualsiasi tipo di organizzazione, indipendentemente dal settore o dalle dimensioni, incluse aziende commerciali, enti non-profit, governativi, educativi, ecc. La norma riconosce diversi tipi di viaggiatori (travellers), tra cui lavoratori diretti, stagisti, ospiti, familiari, studenti, ecc.

Come si intuisce dalla sua classificazione, la norma ISO 31030:2021 si basa sui principi, la struttura e il processo della ISO 31000 (Gestione del rischio), adattandoli al contesto specifico dei rischi legati al viaggio. È anche allineata con i requisiti della ISO 45001 (Sistemi di gestione della salute e sicurezza sul lavoro), in quanto il benessere dei lavoratori è un aspetto chiave della gestione del rischio di viaggio.

Questa norma è importante perché contribuisce alla resilienza e alla continuità aziendale attraverso la valutazione e il trattamento dei rischi, minimizzando l’impatto negativo di potenziali incidenti, come infortuni, problemi di salute, incidenti di sicurezza o problemi logistici, sulla continuità delle operazioni. Inoltre, dimostrare una gestione proattiva del rischio di viaggio può migliorare la reputazione dell’organizzazione, la fiducia dei lavoratori e degli stakeholder, e potenzialmente ridurre i costi assicurativi.

La norma si sviluppa intorno al concetto di “dovere di diligenza” (Duty of Care) di un’organizzazione verso i propri dipendenti in viaggio e si intende la responsabilità morale o l’obbligo legale di un’organizzazione di proteggere il personale viaggiante da pericoli e minacce e si estende alla protezione della salute, della sicurezza e della sicurezza delle informazioni dei viaggiatori e implica che l’organizzazione prenda misure adeguate a mitigarne i rischi.

La valutazione del rischio di viaggio richiede una comprensione approfondita del contesto operativo, sia interno che esterno all’organizzazione. I fattori da considerare includono: fattori ambientali, politici, socioeconomici, culturali e legali; violenza politica, disordini sociali, criminalità; qualità e affidabilità dei trasporti e delle telecomunicazioni; rischi per la salute, incluse epidemie e pandemie; qualità delle infrastrutture sanitarie locali; la sicurezza delle informazioni e le condizioni del territorio. Inoltre, è importante considerare il profilo del viaggiatore (competenza, identità culturale, salute, ecc.) e la natura specifica del viaggio (durata, destinazione, attività previste).

Le fasi necessarie per una efficace pianificazione, implementazione e valutazione delle attività di TRM comprende anche la selezione delle strutture di accoglienza, la riduzione e gestione dei potenziali rischi sanitari e la gestione degli incidenti. Di questo si occupa Kriptia attraverso la piattaforma proprietaria di TRM chiamata KRION.

Solitamente, le misure di riduzione del rischio possono includere informazioni, consigli e aggiornamenti ai viaggiatori (es. schede Paese), protocolli di comunicazione e piattaforme di contatto; l’attenta selezione dell’alloggio e dei mezzi di trasporto, la pianificazione del viaggio, il supporto medico e di sicurezza, la gestione degli incidenti, il tracciamento dei viaggiatori, la gestione di potenziali rapimenti e la pianificazione dell’evacuazione.

Nella valutazione del profilo individuale del viaggiatore, il Travel Risk Management deve tenere conto delle esigenze specifiche delle donne e dei dipendenti appartenenti alla comunità LGBTQ+, assicurando che le politiche aziendali siano inclusive e mirate a garantire la sicurezza di tutti i viaggiatori. Questi gruppi, infatti, affrontano rischi specifici e devono essere considerati attentamente nelle politiche aziendali di gestione del rischio.

Le donne che viaggiano per lavoro si trovano ad affrontare una serie di rischi unici rispetto ai loro colleghi maschi. Possono essere percepite come “obiettivi facili” e, di conseguenza, devono adottare precauzioni aggiuntive, specialmente quando viaggiano da sole, per evitare aggressioni e molestie sessuali. Inoltre, in molti Paesi, le leggi e le usanze locali possono essere sfavorevoli nei confronti delle donne ed è fondamentale che le aziende forniscano informazioni dettagliate sulle normative locali riguardanti il comportamento femminile.

In molte culture, le donne possono affrontare restrizioni legali o sociali. È fondamentale essere consapevoli dei codici di abbigliamento, che possono essere specifici per le donne, e il non rispetto di queste norme può portare a sanzioni o molestie. Inoltre, in alcune culture, le interazioni tra uomini e donne possono essere limitate (anche una semplice stretta di mano), rendendo necessaria una maggiore cautela. In situazioni lavorative o professionali, potrebbero subire pregiudizi che influenzano le opportunità lavorative o l’accesso ai servizi.

Anche il personale che appartiene alla comunità LGBTQ+ affronta sfide significative durante i viaggi d’affari. In molti Paesi, l’orientamento sessuale può essere oggetto di discriminazione legale o sociale, e quindi è fondamentale che le aziende valutino attentamente le leggi locali riguardanti i diritti LGBTQ+ prima di inviare dipendenti in tali aree. Sono, inoltre, soggetti a maggiori rischi relativi alla sicurezza fisica quali aggressioni fisiche o verbali. Le aziende devono garantire che i dipendenti siano informati sui luoghi sicuri e su come comportarsi in situazioni potenzialmente pericolose.

Per affrontare questi rischi, le aziende possono implementare diverse strategie, che, anzitutto, comprende una formazione specifica, offrendo corsi di formazione sulla sicurezza che trattino le problematiche specifiche per queste categorie di traveller (normative locali, best practice per ridurre i rischi, …). Anche la valutazione dei rischi deve tenere conto della destinazione e delle condizioni culturali e legali. Non può non mancare un sistema di supporto aziendale che consenta ai dipendenti di segnalare problemi o di chiedere aiuto in caso di emergenze. 

Si ricorda che comunque al viaggiatore moderno è richiesto un nuovo livello di consapevolezza: un approccio attivo e responsabile nel considerare con attenzione i fattori di rischio specifici presenti in una determinata area di un Paese considerato “sicuro”. Questi rischi possono essere legati a momenti particolari, ricorrenze o persino al comportamento del visitatore stesso. Ad esempio, adottare atteggiamenti che contravvengono alla morale o alla sensibilità religiosa di un Paese o di una comunità locale può rappresentare un rischio.